Mandats

Directeur(trice) – Bureau du chef de la direction

Groupe Desgagnés Inc.

Groupe Desgagnés inc.

Groupe Desgagnés inc. (GDI, Desgagnés ou l’Entreprise) est un conglomérat québécois qui s’illustre par la qualité de ses opérations maritimes et terrestres. Son siège social est situé à Québec et ses unités d’affaires sont représentées dans les grands ports canadiens, les régions de la Moyenne et Basse-Côte-Nord et de l’Arctique canadien. Desgagnés se distingue par la diversification et la complémentarité de ses activités, qui s’étendent aux niveaux national et international.

Autour de son siège social, les unités d’affaires évoluent avec succès dans leurs domaines d’activités respectifs. Chacune d’elles, dans sa diversité, doit coordonner ses activités selon la stratégie d’ensemble définie par la direction générale de l’Entreprise et selon ses propres objectifs d’affaires. Tout en favorisant le sens des responsabilités et la recherche de l’excellence, cette politique de décentralisation permet de générer une synergie productive et rentable.

Desgagnés, est une compagnie privée québécoise composée de passionnés, de gens fiers et dévoués. C’est une Entreprise qui s’est taillée une réputation et une place enviables au sein du milieu maritime québécois et canadien et qui vise le monde, tout en ayant un leadership avant-gardiste et inspirant en matière environnementale et de développement durable. Desgagnés est à la recherche de leaders proactifs, stratégiques et axés sur l’équipe pour la propulser vers le futur.

Le contexte

Desgagnés a connu une croissance fort intéressante au cours des années lui permettant de devenir l’un des leaders importants et respectés du transport maritime au Canada tout en ayant une présence de plus en plus importante au niveau mondial. Toutefois, ce qui fait davantage sa marque, sa réputation et sa crédibilité sont ses valeurs d’éthique, de probité, d’intégrité et du respect de ses engagements.

Cette évolution et cette croissance se sont réalisées et continuent de se réaliser selon un modèle de gestion axé sur l’implication du propriétaire et Chef de la direction dans les dossiers stratégiques mais aussi, et de façon importante, dans une multitude de dossiers quotidiens et récurrents, exigeant beaucoup de temps et d’énergie à ce dernier, ne laissant plus suffisamment de place aux réflexions stratégiques. Ce modèle n’est plus adapté aux besoins de l’Entreprise.

Aussi, pour continuer sa croissance, améliorer sa performance, s’adapter aux réalités du marché et répondre à ses propres impératifs, l’Entreprise doit continuer d’évoluer et de se transformer sous plusieurs aspects, incluant au niveau de son modèle d’affaires et de gestion. En particulier, les stratégies respectives de chacune des unités d’affaires, leur exécution et leur déploiement doivent être revues et s’imbriquer dans celles de l’Entreprise dans son ensemble, découlant d’une vision globale, tout en étant appuyées par le capital humain en adéquation avec la réalisation desdits plans ainsi que par une gouvernance et une structure organisationnelle appropriées. Dans le même objectif, l’Entreprise a également entrepris une transformation technologique et numérique d’envergure accompagnée, en parallèle, d’une revue en profondeur de ses processus d’affaires, commerciaux, opérationnels, de gestion de risques, de santé et sécurité, etc.

Par ailleurs, l’actuel Chef de la direction prévoit prendre sa retraite dans les prochaines années. Son successeur devra davantage investir son temps et son énergie à la réalisation des stratégies d’affaires et de leur plan d’exécution. Par conséquent, il devra être moins impliqué et accaparé par le système administratif et les activités quotidiennes dans son bureau, être dégagé de certains dossiers, et ce, tout en pouvant compter sur l’appui d’un gestionnaire qui peut, dans une continuité, les prendre en charge sous sa gouverne.

Dans ce contexte, Desgagnés est à la recherche d’un Directeur* — Bureau du Chef de la direction. Cette fonction consiste à appuyer ce dernier dans son rôle de leader et de gestionnaire responsable de l’ensemble de l’Entreprise, à prendre en charge différentes tâches relatives à la gestion quotidienne de son bureau ainsi que certains dossiers spécifiques reliés à la gestion et à la transformation de l’Entreprise.

Le rôle

L’objectif principal de la fonction de Directeur — Bureau du Chef de la direction, qui relève de ce dernier, est de rendre le temps, l’information, les suivis et la prise de décisions plus efficaces et plus structurés, de réduire la charge de travail du Chef de la direction et ainsi libérer son agenda pour qu’il se consacre davantage aux stratégies et aux opportunités futures ainsi qu’à leur exécution, et moins à réagir sur ce qui s’est passé ou sur des dossiers quotidiens.

Le titulaire a comme rôle d’appuyer le Chef de la direction dans son rôle de leader et de gestionnaire responsable de l’ensemble de l’Entreprise, à prendre en charge différentes tâches relatives à la gestion quotidienne de son bureau ainsi que certains dossiers spécifiques et divers mandats particuliers reliés à la gestion, au développement stratégique et à la transformation de l’Entreprise.

Le Directeur — Bureau du Chef de la direction est également un acteur clé auprès de l’équipe de gestion, non seulement pour sa connaissance des dossiers en cours, mais aussi pour sa vision stratégique et globale de l’organisation.

Membre de l’équipe de direction, il est un partenaire de confiance pour l’Entreprise et le Chef de la direction, et peut agir à titre de conseiller pour ce dernier dans différents dossiers de natures administrative, opérationnelle ou stratégique.

Finalement, il est un acteur important pour la culture organisationnelle et s’assure de la faire vivre à travers chacune de ses actions.

Principales responsabilités

De concert avec son supérieur immédiat et, le cas échéant, en étroite collaboration avec les gestionnaires et les employés concernés :  

Gestion et support administratifs

  • Proposer au Chef de la direction des solutions créatives à différents enjeux et le conseiller sur les orientations à prendre en fonction des meilleures pratiques de l’industrie ou d’affaires en général;
  • Assumer la gestion des opérations quotidiennes du bureau du Chef de la direction, exécuter les tâches principales et routinières qui s’y rattachent et qui lui sont assignées;
  • Jouer un rôle prépondérant dans la gestion de la documentation et la préparation de dossiers pour fins d’analyse et de décision par le Chef de la direction et, à ce titre, faire la lecture et l’évaluation de dossiers divers, rapports et documents de rencontres, élaborer et rédiger des documents de toute nature, fournir les informations nécessaires, concises, et précises et s’assurer que les dossiers présentés sont complets et, le cas échéant, obtenir les précisions et les informations manquantes au préalable;
  • Être le gardien du suivi des dossiers en cours et, en conséquence, être responsable d’effectuer des rencontres à cet effet avec les intervenants concernés et préparer des rapports de suivi concis destinés au Chef de la direction;
  • Soutenir la direction dans l’identification des priorités et veiller à ce que l’équipe y adhère;
  • Évaluer les demandes placées auprès du bureau du Chef de la direction, déterminer avec ce dernier les actions requises et, au besoin, déléguer la demande à la personne ou au service approprié;
  • Soutenir activement la réflexion, le développement, la rédaction et la mise en oeuvre de politiques organisationnelles;
  • Piloter, avec le Chef de direction, la recherche et la sélection de consultants et professionnels et, le cas échéant, faire les suivis appropriés et, dans certains cas, superviser leur travail;
  • Peut être appelé à représenter ou remplacer le Chef de la direction auprès de certains partenaires internes ou externes, que ce soit lors de rencontres, de groupes de travail, d’événements ou via tout autre moyen de communication jugé pertinent;
  • Être d’une discrétion absolue relativement aux informations qu’il recueille dans le cadre de ses responsabilités.

Gouvernance et gestion des comités

  • Revoir et planifier le calendrier annuel et l’horaire du comité de direction, des comités de gestion des unités d’affaires et services ainsi que des différents comités ad hoc établis pour des raisons spécifiques;
  • Élaborer et mettre à jour les chartes desdits comités ainsi que la liste des membres qui les composent, et ce, en fonction de l’évolution des besoins;
  • S’assurer que le calendrier des réunions est respecté sauf lors de circonstances exceptionnelles, que les comptes-rendus et les points de suivis et d’actions sont rédigés sous la forme recommandée et, au besoin, intervenir auprès des gestionnaires pour en assurer leur exécution;
  • Préparer les ordres du jour des comités présidés par le Chef de la direction, y compris le comité de direction, en rédiger les comptes-rendus et effectuer le suivi exécutif des décisions prises afin de s’assurer de leur implantation, en particulier celles relevant du Chef de la direction;
  • Assurer la préparation et la revue des documents et rapports relatifs aux réunions auxquelles le Chef de la direction assiste, y compris ceux que doit produire ce dernier, et faire en sorte qu’il en dispose en temps opportun tout en l’appuyant dans la réalisation et le suivi des sujets et des actions relevant de ses responsabilités.

Gestion des risques

  • Être responsable du dossier de gestion des risques relevant du bureau du Chef de la direction et, à ce titre, appuyer ce dernier pour établir, documenter, évaluer et réduire lesdits risques, et assurer leur mise à jour sur une base continuelle;
  • Produire la documentation et les rapports relatifs à la gestion de ces risques tout en s’assurant que le système d’amélioration continue de leur gestion et de leur mitigation est appliqué;
  • Appuyer le Chef de la direction dans la revue de l’ensemble des risques de l’Entreprise et, le cas échéant, dans les actions à prendre et les suivis à faire.

Gestion stratégique et processus de transformation de l’Entreprise

  • Accompagner le Chef de la direction et les gestionnaires dans la définition de la stratégie globale de l’Entreprise ainsi que dans les plans tactiques, d’exécution et opérationnels qui le supportent, et soutenir leur déploiement à travers l’Entreprise;
  • Seconder le Chef de la direction dans l’établissement de ses objectifs annuels stratégiques, tactiques et opérationnels à réaliser ainsi que ceux des gestionnaires des unités d’affaires et des services de l’Entreprise et, dans chaque cas, dans l’établissement et la mise en place des critères et des indicateurs de performance pour les mesurer;
  • Épauler le Chef de la direction dans le processus de transformation de l’Entreprise, incluant la revue de son modèle d’affaires et de gestion, la réalisation de son plan de transformation technologique et numérique ainsi que la révision des processus de gestion du capital humain et des talents, de sa structure organisationnelle et autres éléments liés à son évolution;
  • Prendre en charge certaines initiatives stratégiques et divers mandats particuliers qui lui sont confiés et, le cas échéant, effectuer les recherches et rédiger les documents et rapports appropriés;
  • Être responsable de la réalisation ou du suivi d’initiatives visant l’amélioration des processus organisationnels et tenir informé le Chef de la direction de l’avancement des travaux.

Gestion de projets

  • Participer, lorsque requis, à la planification, la conception, la portée, la mise en oeuvre et l’évaluation de certains projets spéciaux, incluant l’identification des bonnes allocations de ressources financières, matérielles et humaines nécessaires à leur réalisation;
  • Coordonner et assurer un suivi étroit de certains projets grâce à une gouvernance rigoureuse, tout en aidant l’équipe de direction à faciliter une prise de décision rapide et efficace;
  • Fournir au Chef de la direction des comptes-rendus brefs, clairs et précis de l’évolution de ces projets et de leurs enjeux s’il y a lieu.

Communications et relations

  • Assurer, avec le Chef de la direction et le personnel impliqué, la gestion des communications et des relations publiques de l’Entreprise, incluant la gestion des sites Web et des médias sociaux ainsi que les stratégies qui les sous-tendent;
  • Participer à la rédaction ou, le cas échéant, rédiger les communiqués de presse selon les besoins et les orientations fournies par le Chef de la direction, assurer la préparation du matériel pour les médias et, au besoin, fournir des commentaires et des directives de haute qualité aux organisations médiatiques;
  • Gérer le flux bidirectionnel de communication à l’intérieur et à l’extérieur du bureau du Chef de la direction, assurer la circulation continue de l’information entre les unités d’affaires et anticiper les problèmes, tout en étant particulièrement sensible aux questions qui exigent de la diplomatie;
  • Effectuer les recherches nécessaires afin de proposer les orientations et les grandes lignes des interventions publiques ou médiatiques du Chef de la direction;
  • Peut être appelé à préparer et à faire lui-même des présentations publiques ou privées.

Gestion des talents et ressources humaines

  • Appuyer le Chef de la direction et le service des ressources humaines dans le déploiement d’une culture moderne de gestion des talents à travers l’ensemble de l’Entreprise;
  • Participer activement à l’actualisation de la structure organisationnelle de l’Entreprise, à la définition des besoins au niveau des talents et du plan de relève, ainsi qu’à la rédaction et la mise à jour des descriptions de fonctions des hauts dirigeants, le tout en lien avec les plans stratégiques et d’exécution;
  • Contribuer au processus de sélection des employés relevant du Chef de la direction et, le cas échéant, préparer la documentation appropriée ainsi que leur plan d’intégration;
  • Épauler le Chef de la direction dans la mise à jour et, au besoin, dans la revue en profondeur des programmes de rémunération et du système de bonification;
  • Appuyer le Chef de la direction dans le processus d’évaluation annuelle des gestionnaires sous sa responsabilité, en particulier pour les objectifs à rencontrer et fixés en début d’année.

Changement de garde

  • Peut être appelé à jouer un rôle important de mémoire corporative, d’appui à la transition et de soutien au successeur de l’actuel Chef de la direction.

Autres tâches

  • Participer activement au maintien, à la promotion et au développement de la culture de l’Entreprise, une culture d’équipe basée sur des valeurs d’éthique, d’intégrité, de transparence et de respect ainsi que sur la passion, le sens des responsabilités et le dépassement;
  • Exercer toutes les fonctions et influences reliées au poste de cadre supérieur, y compris le leadership qui y est associé;
  • Exécuter les divers mandats que peut lui confier son supérieur immédiat.

Comités

  • Être membre du comité de direction et y jouer un rôle prépondérant;
  • Être de facto membre de tous les comités de gestion et, le cas échéant, de divers comités ad hoc établis pour des besoins spécifiques.

Qualifications requises et compétences recherchées

  • Formation universitaire complétée (diplôme de deuxième cycle est un atout) dans une discipline appropriée (finances, comptabilité, administration, ingénierie, gestion de projets, etc.);
  • Un minimum de 10 années d’expérience dans des fonctions similaires;
  • Excellente maîtrise des logiciels de la suite MS Office, avec les fonctions avancées en Word, PowerPoint et Excel;
  • Parfaitement bilingue (français/anglais) à l’oral et à l’écrit;
  • Expérience éprouvée en lien avec ses responsabilités et ses fonctions; reconnu pour son efficacité, sa polyvalence, sa ténacité et orienté vers l’action et les résultats;
  • Habiletés démontrées en planification et en organisation du travail avec la capacité de travailler efficacement sous pression, de gérer de multiples priorités, tâches, exigences et échéances à respecter;
  • Excellentes habiletés relationnelles et aptitudes exceptionnelles en communication verbale et écrite ainsi qu’en rédaction, avec une capacité supérieure à condenser l’information de façon succincte et précise ainsi qu’à résumer des dossiers complexes;
  • Leader proactif, passionné, inspirant et rassembleur avec un sens inné des responsabilités, de l’engagement et du professionnalisme;
  • Sens des priorités et de l’urgence avec des aptitudes supérieures en résolution de problèmes;
  • Discipliné, profonde rigueur et souci constant du détail avec un accent marqué pour les suivis et le respect des échéanciers;
  • Sens aigu des affaires, avec une bonne capacité de comprendre le marché, la concurrence et ce qui est nécessaire pour obtenir des résultats d’exploitation soutenus;
  • Mélange sophistiqué d’intelligence émotionnelle, de jugement, de discrétion, de diplomatie et respectueux de la confidentialité;
  • Forte capacité à naviguer dans l’ambiguïté avec un haut degré d’humilité et de maturité sans agenda personnel ou organisationnel;
  • Disponibilité importante pour appuyer adéquatement le Chef de la direction est une condition sine qua non;
  • Autonomie et capacité d’exécuter par lui-même son travail et ses tâches;
  • Vision à long terme, capacité à créer de la valeur et à innover; agent de changement avec une excellente capacité stratégique et un fort esprit d’analyse et de synthèse; partenaire et complice d’affaires qui contribue au succès de l’Entreprise dans son ensemble;
  • Tempérament entrepreneurial, passionné, dynamique et orienté vers l’action;
  • Sens des affaires développé, excellentes habiletés de négociation et excellent jugement primé par un sens pratique aiguisé, un esprit de décision et un sens des priorités et de l’urgence;
  • Transparence et exactitude dans ses communications; plus grand respect des processus décisionnels et gouvernance;
  • Adhésion aux valeurs d’éthique, de probité et d’intégrité, tel que défini au Code d’éthique et de conduite de Desgagnés. En plus d’être un habile défenseur des valeurs et de la culture de Desgagnés, faire siens les principes de « qualité totale en tout ce que nous réalisons, et tout ce que nous sommes, tant comme entité que comme individu » et « d’être fier de ce qu’on fait pour être fier de qui l’on est ».

 *L’utilisation du seul genre masculin ne vise qu’à alléger le texte et se fait sans discrimination.

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